Card image
06
may

Waarom een Event Planner inhuren?

by Annick Griset

Sinds ik Event Planner ben, is het me opgevallen dat veel mensen niet goed weten wat een Event Planner of Party Planner eigenlijk is, maar vooral, wat een Event Planner allemaal precies doet. En ze weten al heel zeker niet wat het inhuren van een Event Planner juist kost. Daarom vind ik het nodig om vanuit mijn perspectief en zoals altijd 😉 mijn ongezouten mening te geven hierover.

Wat doet een Event Planner?

Een Event Manager organiseert, voor anderen, particulieren of ondernemers, een feest of een evenement, van a tot z. Brainstormen met de klant over hoe het feest er moet uitzien, wat de klant verwacht, wat de klant wil en hem/haar hierbij helpen om dit te ontdekken als hij/zij het niet goed weet, eventueel een moodboard maken, het doel van het evenement bepalen, het budget bespreken, etc. En als alles duidelijk is, begint de planning. Datum, uren, locatie, catering, entertainment, decoratie, vervoer, overnachtingen, kledij, uitnodigingen, bedankjes, draaiboek maken, noem maar op, er komt zoveel bij kijken. Ook aanwezig zijn tijdens het hele gebeuren op de dag zelf om alles in goede banen te leiden en vaak nog helpen met de opruim en afronding van het feest (facturen betalen ed.) behoren ook tot de taken. Een hele boterham dus.

Definitie van een Event Planner

Op LinkedIn kwam ik laatst de volgende (grappige) definitie tegen:

EVENT MANAGER

NOUN. [ih-vent ma-nuh-juh]

Someone who solves your problems before you knew you had problems. Also specialises in precision guesswork based on unreliable data that changes daily.

Ik vond deze best wel een goede omschrijving van wat we doen en moest er om lachen. Want hoe belachelijk het ook klinkt, we lossen inderdaad problemen op nog voor de klant wist dat hij/zij problemen had, en we zijn gespecialiseerd in giswerk, gebaseerd op onbetrouwbare gegevens die elke dag veranderen. Zoals het weer! Dus wat wij doen, is niet te onderschatten en onbetaalbaar. Van begin tot eind plannen we een feest of evenement, zonder op voorhand te weten of alles volgens plan gaat verlopen. Want hoe zeer we ook ons best doen om alles in te calculeren en zo perfect mogelijk te organiseren en ons draaiboek zo goed mogelijk op te maken en op te volgen, er kan altijd wel iets misgaan. Dus we moeten continu klaar staan om last minute problemen op te lossen, alternatieven te verzinnen en de gemoederen te bedaren indien er communicatie problemen zijn onder de leveranciers, of zelfs disputen onder de gasten. Alles is mogelijk! Maar dat maakt het nu net zo’n leuke uitdagende job. Een job die veel geld kost, want een Event Planner steekt er veel uren van zijn/haar tijd in, en iedereen weet: tijd is kostbaar, time is money!

Meerwaarde van een Event Planner

Veel mensen onderschatten het organiseren van een feest. Ze denken: “Ach, we doet het wel zelf, we kunnen dat wel, dan kost het ons minder geld”. Of sommigen denken zelfs: “Laten we maar geen feest geven, dat is teveel moeite”. Maar laat ik je deze vragen eens stellen, en dan stel ik ze voornamelijk aan de ondernemers:

Plak hier een bedrag op, gewoon heel intuïtief...

En dan ga je pas beseffen wat de meerwaarde is van een Event Planner. Ik vind het nodig om dit bewustzijn te creëren, zodat mensen, en zeker ondernemers minder gaan denken van: “ik doe het zelf wel of laat mijn collega/secretaresse het wel doen omdat het dan minder geld kost”, en meer gaan denken in de termen van: “ik laat het aan een Event Planner over, dan weet ik dat het perfect gedaan wordt en hoef ik me van niks iets aan te trekken en kan ik gewoon blijven verder werken aan mijn business, wat een Event Planner ook kost, want het kost me méér als ik het zelf doe”. En deze laatste denkwijze klopt als een bus, want een ondernemer zou er veel meer uren in steken dan wij als ervaren Event Planners doen.

Een Event Planner is een specialist

Onze prijs als Event Planners is niet voor niks. Wij hebben de opleiding gehad (hierin geïnvesteerd), wij hebben de ervaring en de skills om een evenement perfect te organiseren, zelfs al loopt er onverwacht toch iets mis, we zijn in staat om dit ter plekke op te lossen, zonder dat iemand er last van heeft, zonder dat zelfs de gastheer/vrouw het door heeft. Die kan gewoon genieten van zijn/haar feest en bezig zijn met de gasten. Dat is onze taak die we zeer goed kunnen uitvoeren: onze klanten een onvergetelijk en vooral zorgeloze dag/avond bezorgen! Wij hebben ook een netwerk van connecties die we kunnen aanspreken, we kunnen betrouwbare en kwalitatieve leveranciers voor jouw event inhuren, waardoor jouw feest jouw droomfeest wordt! En jij, jij hoeft alleen maar te kiezen en te genieten, tijdens en na het feest, want over zo’n droomfeest wordt nog veel nagepraat, wat heel voordelige gevolgen kan hebben voor een bedrijf! Ja kan tijdens de voorbereidingen gerust zijn, want alles is in goede handen van een goede Event Planner, dus geen slapeloze nachten of stress. Wij ontlasten onze klanten volledig. Twijfel je nu nog na dit gelezen te hebben? Niet doen, neem gewoon contact op bij je volgende feest en je zal het aan den lijve ondervinden wat onze meerwaarde is.

Er zijn nog steeds veel misvattingen over Event Planners, maar dit onderwerp is voor in een andere blog. Dus blijf ons volgen!